Von Payrollplus, 6. Dezember 2022
Ein Unternehmen schliesst das Geschäftsjahr mit einem Jahresabschluss ab. Aus dem Ergebnis ist die wirtschaftliche Situation des Unternehmens ersichtlich. Der Jahresabschluss dient zuallererst der Besteuerung des Unternehmens, ist aber auch für das Unternehmen selbst interessant, um aufgrund der Erkenntnisse realistische Planungen vorzunehmen und einschneidende Entscheidungen treffen zu können. Auch können potenzielle Investoren mittels des Jahresabschlusses Einsicht in die finanzielle Lage des Unternehmens gewinnen.
Der Jahresabschluss stellt als Einzelabschluss eines Unternehmens oder als Konzernabschluss einer Unternehmensgruppe das finanzielle Jahresergebnis dar. Als Abschluss der Buchhaltung stellt er Dokumente zur Rechnungslegung zusammen, die geprüft, bestätigt und unter bestimmten Umständen veröffentlicht werden müssen (siehe Offenlegungspflicht). Der Jahresabschluss steht im Geschäftsbericht, wobei sich die Bestandteile bzw. der Umfang des Berichts nach der Grösse des Unternehmens richtet.
Grundsätzlich gibt es vier Elemente im Jahresabschluss:
Zu einem Jahresabschluss gehören im Normalfall folgende Bestandteile:
Der Jahresabschluss kann in einer der Schweizer Landessprachen oder in Englisch abgefasst werden. Geldbeträge sollten in der Landeswährung oder in der funktionalen Währung (also in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung) aufgeführt werden. Wird eine funktionale Währung verwendet, dann müssen die Werte zusätzlich in Schweizer Franken angegeben werden. Im Anhang gibt man dann die verwendeten Umrechnungskurse an und erläutert sie gegebenenfalls.
Einzelunternehmer und Personengesellschaften, die weniger als 500’000 Franken Jahresumsatz aufweisen, sowie Stiftungen und Vereine sind von der Erstellung eines Jahresberichtes befreit (siehe Art. 957 OR). Sie können beim Finanzamt eine einfache Einnahmen- und Überschussrechnung einreichen.
Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen und zur allgemeinen Buchführung verpflichtet sind, müssen am Ende eines Geschäftsjahres einen Jahresabschluss anfertigen. Grössere Unternehmen müssen dem Bericht zusätzlich zur Bilanz, Erfolgsrechnung und einem ausführlichen Anhang auch eine Erstellung der Geldflussrechnungen sowie einen Lagebericht hinzufügen. Zudem gilt für Unternehmen wie eine AG oder GmbH zusätzlich eine Offenlegungspflicht (siehe weiter unten).
Die drei wichtigsten in der Schweiz anerkannt und relevanten Rechnungslegungsstandards sind:
Vor allem kleinere und mittlere privatwirtschaftliche Unternehmen nutzen die Swiss GAAP FER, weil sie eine schlanke und weniger komplexe Rechnungslegung im Vergleich zu den komplexeren IFRS ermöglicht. Auch wenn immer wieder grössere Unternehmen zu der Swiss GAAP FER wechseln, zeigt der Swiss Performing Index von 2019, dass die IFRS mit 54 % am weitesten verbreitet sind, gefolgt von Swiss GAAP FER mit 33 % und US-GAAP mit 5 %. Grosse börsennotierte Unternehmen bevorzugen weiterhin die Anwendung der IFRS, weil damit eine international vergleichbare Finanzberichterstattung besser möglich ist als durch die Swiss GAAP FER.
Grosse Firmen, die über einen eigenen Buchhalter oder sogar eine eigene Buchhaltungsabteilung verfügen, lassen den Jahresbericht normalerweise von diesen Mitarbeitern erstellen. Wem es an Zeit oder auch am nötigen Know-how fehlt, beauftragt oft einen Treuhänder mit der Zusammenstellung des Jahresabschlusses. Die Kosten für einen Treuhänder sind abhängig von den Arbeitsstunden, dem Aufwand für Auskünfte, Anzahl der Belege und ob die Steuererklärung und die MWST-Abrechnung inkludiert sind. Es macht auch einen Unterschied, ob in Stunden oder mit Pauschalen abgerechnet wird.
Ein Beispiel: die Kosten eines Treuhänders für eine kleine GmbH mit zwei Mitarbeitern betragen im Schnitt ca. 2’300 Franken pro Jahr. Dazu können einmalige Setup-Kosten zwischen 300-500 Franken kommen. Eine AG mit 10 Mitarbeitern und 100 Belegen pro Monat kommt im Durchschnitt auf Kosten von etwa 7’200 Franken pro Jahr und einmalige Setup-Kosten von ungefähr 500-800 Franken.
Um sich derartige Kosten zu sparen, nehmen viele Kleinbetriebe und Einzelunternehmer moderne Buchhaltungssoftware in Anspruch, um den Jahresabschluss zu erstellen oder zumindest vorzubereiten.
PayrollPlus AG unterstützt die Firmen beim Jahresabschluss insofern, dass man die Rechnungen der PayrollPlus AG als Fremdpersonalkosten oder als Lohnaufwand inkl. Sozialabgaben verbuchen kann. Die Verbuchung als Fremdpersonalkosten wird von Firmen getätigt, die Freelancer oder Contractor über PayrollPlus beschäftigen, währenddem der Lohnaufwand inkl. Sozialabgaben von KMU angewendet wird, denn sie haben weiterhin den Arbeitsvertrag mit den Mitarbeitenden.
Der Jahresabschluss ist ein umfangreiches Dokument und seine Erstellung nimmt einige Zeit in Anspruch. Je besser die Dokumente vorbereitet werden, desto schneller kann der Abschluss fertig gestellt werden. Wer frühzeitig mit den Vorarbeiten beginnt, gewährleistet einen optimierten Prozess und einen problemlosen Ablauf bei der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen. Die folgenden Vorarbeiten sind sinnvoll:
Die Abstimmung der Konten sowie das Überprüfen und Korrigieren der Ergebnisse der laufenden Buchhaltung endet mit der Erstellung einer Saldenbilanz aller Jahresverkehrszahlen. Dazu müssen auch die dazugehörenden Belege und Unterlagen gesammelt und übersichtlich aufbereitet werden.
Nachdem diese Aufstellung abgeschlossen ist und ein Anhang und ein Lagebericht erstellt wurden, wird der Jahresabschluss der innerhalb des Unternehmens für die Rechnungslegung zuständigen Person zur Prüfung vorgelegt und nach einer positiven Beurteilung von ihr unterschrieben. Bei Aktiengesellschaften muss der Jahresabschluss dem Aufsichtsrat vorgelegt und von diesem gebilligt werden, bevor er eingereicht werden kann.
Der Jahresabschluss wird dem zuständigen Finanzamt über ein einschlägiges Software-Programm elektronisch übermittelt.
Der Jahresabschluss wird zum Ende des jeweiligen Geschäftsjahres angefertigt. Ein Geschäftsjahr dauert in der Schweiz vom 01. Januar bis 31. Dezember oder von 01. Juli bis 30. Juni des Folgejahres. Der Bericht muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres eingereicht werden.
Die Offenlegungspflicht wird im Art. 958e des schweizerischen Obligationenrechtes geregelt. Wenn das Unternehmen Anleihensobligationen ausstehend oder Beteiligungspapiere an einer Börse kotiert hat, dann muss der Jahresabschluss im Schweizerischen Handelsamtsblatt veröffentlicht oder jedem, der innerhalb eines Jahres Einsicht verlangt, zur Verfügung gestellt werden. Alle anderen Unternehmen müssen nur Gläubigern, die ein schutzwürdiges Interesse nachweisen können, Einsicht in den Jahresabschluss ermöglichen.
