Von Payrollplus, 28. März 2023
Das Outsourcing der Lohnabrechnung kann für Unternehmer eine lohnenswerte Entscheidung sein, denn so können sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Doch was sind die Vor- und Nachteile dieses Schrittes? In diesem Blogbeitrag werden wir uns mit den Faktoren, welche bei dieser Entscheidung eine Rolle spielen, eingehend auseinandersetzen.
In einer idealen Welt könnte man sich ausschliesslich auf das konzentrieren, was einem am Herzen liegt. Doch die Realität sieht meist anders aus: Neben dem eigentlichen Aufgabengebiet gilt es, sich um zahlreiche (administrative) Aufgaben zu kümmern. Dabei geht oftmals wertvolle Zeit und Kreativität verloren, die man für die eigentliche Kernaufgabe nutzen könnte.
Die Lohnverarbeitung ist eine Aufgabe, die Sie nicht selbst übernehmen müssen. Outsourcing ist die Lösung: Sie geben die Arbeit an einen Dienstleister ab und können sich so auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Für viele Unternehmen lohnt es sich nicht, einen Experten im Haus zu haben. Dies gilt speziell für kleine Unternehmen. Für solche Unternehmen ist das Outsourcing der Gehaltsabrechnung eine lohnende Option, um das nötige Know-how einzubringen. Lohnprofis wie PayrollPlus bearbeiten täglich komplexe Fälle und sind immer auf dem neusten Stand der Gesetzgebung.
Informationen zum Gehalt sind sensible Daten, welche auf jeden Fall geschützt werden müssen. Mit dem Outsourcing geht diese Verantwortung auf den gewählten Dienstleister über. Die Wahl eines bewährten Anbieters ist sehr wichtig, denn dieser kann die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Zudem können die Daten bei einem Verlust schnell und sicher regeneriert werden. So erhält der Schutz dieser Daten oberste Priorität.
In der Lohnbuchhaltung ist es wichtig, immer auf dem neusten Stand der Rechtssprechung zu sein. Das komplexe Zusammenspiel aus Steuern, Meldungen und Abgaben kreiert verschiedene Fallstricke, welche dem ungeübten Auge leicht entgehen können. Verstösse gegen das Gesetz – auch bei Unwissen – können teuer werden. Hier zeigen sich die Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung: die Fachleute bei Anbietern wie PayrollPlus kennen die Stolperfallen und wissen über die neusten Änderungen der Gesetze Bescheid.
Die Abrechnung des Lohnes ist eine Aufgabe mit vielen Stolpersteinen. Dies liegt an der Kombination aus strengem Datenschutz und Gesetzen. Eine Auslagerung der Lohnabrechnung reduziert nicht nur den Aufwand innerhalb des Unternehmens, sondern auch das Risiko. So werden komplexe rechtliche und steuerliche Anforderungen auf den Dienstleister übertragen. Dies schliesst auch die Haftung mit ein.
Mit dem Outsourcing der Lohnabrechnung wird nicht nur der Aufwand im Unternehmen selbst reduziert. Es minimiert zum Beispiel auch die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Bei einem externen Dienstleister werden die Aufgaben auch bei Krankheit eines Mitarbeiters erledigt. Zudem können die Kosten für die Lohnabrechnung bereits im Voraus berechnet werden. In der Regel werden nur die effektiv geleisteten Abrechnungen verrechnet. Das Outsourcing der Abrechnung bietet also auch Sicherheit für die Planung der Ressourcen. Dies betrifft sowohl die Zeit als auch die Kosten.
Vielen Firmen bereitet die Erstellung des Abschlusses Sorgen, denn hier gibt es einige Stolperfallen. Dem kann durch die Auslagerung der Lohnabrechnung Abhilfe geschafft werden. Ein zuverlässiger Anbieter übernimmt die Kreation und Abgabe aller Berichte. Pünktlich zum Stichtag erstellen sie die nötigen Dokumente. So können alle Fristen eingehalten werden. Dank des Know-hows der Experten sind die Berichte sauber und korrekt aufbereitet. So müssen sich Unternehmer keine Sorgen um den Abschluss machen.
Häufig werden die Lohnabrechnungen durch einen Treuhänder übernommen. Doch es gibt auch auf Gehaltsabrechnungen spezialisierte Unternehmen, wie PayrollPlus, welche sich hierfür eignen. Die verschiedenen Dienstleister bieten in der Regel mehrere Pakete an. Oftmals stehen hier sowohl kleine als auch grosse Servicepakete zur Auswahl. Hier stellt sich die Frage, wie viel Arbeit ausgelagert werden soll.
Bei einem Teilservice werden in der Regel nur komplexe Teile der Abrechnung übernommen. So müssen viele Daten von der Firma selbst in die Datenbank eingetragen werden. Hierzu gehören zum Beispiel die Stamm- oder Abrechnungsdaten. Zudem muss der Arbeitgeber auch die Daten selbst prüfen.
Der Experte hingegen bereitet zum Beispiel Nachweise für Beiträge an die AHV vor. Auch Lohnabrechnungen gehören zu den Aufgaben des Dienstleisters. Des Weiteren werden auch Buchungsbelege normalerweise von den Spezialisten erstellt.
Bei einem kompletten Service übernimmt der Anbieter deutlich mehr Aufgaben, als bei einem Teilservice. Hierzu gehört nicht nur die Pflege, sondern auch die Aktualisierung und die Überprüfung dieser Daten. Doch auch bei einem detaillierten Service werden nicht alle Aufgaben übernommen. So muss das Unternehmen oft selbst noch einige komplexe Schritte umsetzen. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um die Verarbeitung der Kinderzulagen. Auch die Abrechnung der Spesen fällt in den Aufgabenbereich der Experten.
PayrollPlus ist eine Pionierin auf dem Lohnzahlungsmarkt der Schweiz: Sie unterscheidet sich deutlich von den klassischen Software- oder Treuhandlösungen, welche bis anhin von vielen Unternehmen genutzt wurden. PayrollPlus ist schweizweit die einzige Plattform, welche sämtliche mit dem Lohn verbundene Aufgaben übernimmt. So meldet PayrollPlus beispielsweise auch Krankheitstage bei der Versicherung und schliesst die Pensionskasse für das Unternehmen ab. Doch dies sind nur einige der vielen Besonderheiten von PayrollPlus.
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Hier geht es zur vollständigen Auflistung der Vorteile von PayrollPlus.
Zu den Vorteilen des Outsourcings der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört auch die einfache Handhabung. Besonders schnell und einfach läuft das Outsourcing auf PayrollPlus ab, denn in 4 Schritten können Unternehmen bereits die Löhne ihrer Mitarbeiter auszahlen.
Nach dem Eingang der Zahlung leitet PayrollPlus die nächsten Schritte ein. So werden zum Beispiel die Löhne sowie auch die Sozialabgaben bezahlt.
Für die Betreuung durch einen Treuhänder muss üblicherweise mit Kosten von etwa 250 Franken pro Stunde gerechnet werden. Bei PayrollPlus hingegen werden jeweils 1-3 % der Lohnkosten für die Verarbeitung der Abrechnung verrechnet. Für einen Mitarbeiter mit einem Jahreslohn von 60’000 Franken liegen die Kosten für die Bearbeitung somit zwischen 600 und 1’800 Franken / Jahr.
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