Von Payrollplus, 21. Juli 2023
Gemäss dem Schweizer Obligationenrecht in Art. 323 b Abs. 1 ist der Arbeitgeber in der Schweiz dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmenden eine schriftliche Lohnabrechnung auszuhändigen. Diese Lohnabrechnung dient nicht nur als Nachweis für die erhaltene Vergütung, sondern ermöglicht es dem Arbeitnehmenden auch, den Brutto- und Nettolohn sowie eventuelle Zuschläge und Abzüge zu überprüfen. Eine transparente und korrekte Lohnabrechnung gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und schützt die Rechte der Arbeitnehmenden. Doch was genau gehört alles auf eine Lohnabrechnung und wie erstellt man sie effizient?
Eine praktische Möglichkeit, eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen, ist die Nutzung von spezialisierter Lohnabrechnungssoftware. Solche Softwarelösungen automatisieren den Prozess, vereinfachen die Dateneingabe und bieten oft integrierte Berechnungsfunktionen für Löhne, Zuschläge und Abzüge. PayrollPlus bietet beispielsweise eine benutzerfreundliche Vorlage für die Lohnabrechnung in der Schweiz zum kostenlosen Download an. Dieses Formular erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und erleichtert den Prozess der Lohnabrechnung erheblich, wodurch Zeit und Aufwand gespart werden können.
In der Schweiz muss eine korrekte Lohnabrechnung eine klare Darstellung des Brutto- und Nettolohns sowie aller Zuschläge und Abzüge enthalten. Durch eine übersichtliche Aufstellung ermöglicht sie dem Arbeitnehmenden, die Berechnung nachzuvollziehen und die Richtigkeit der Angaben zu überprüfen. Dies gewährleistet Transparenz und schafft Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Eine gut strukturierte Gehaltsabrechnung ermöglicht es dem Arbeitnehmenden auch, eventuelle Unstimmigkeiten oder Fehler schnell zu erkennen und gegebenenfalls zu klären. Die Möglichkeit, die Abrechnung zu überprüfen, ist somit ein wichtiger Bestandteil einer qualitativ hochwertigen Lohnabrechnung. Sofern nicht anders festgehalten, ist die Lohnabrechnung monatlich zu erstellen.
Die Lohnabrechnung sollte die aktuellen Adressdaten des Arbeitnehmenden enthalten, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen korrekt zugestellt werden. Die Versichertennummer des Arbeitnehmenden sollte ebenfalls angegeben werden, um die eindeutige Identifizierung in den Sozialversicherungssystemen zu ermöglichen. Zudem ist es wichtig, in der Lohnabrechnung die Zahltagesperiode anzugeben, also den Zeitraum, für den der Lohn gezahlt wird. Dies dient der Übersichtlichkeit und Transparenz für den Arbeitnehmenden.
Die Grundlage für die Abrechnung, wie der Arbeitsvertrag, Stempelkarten oder erfasste Arbeitszeiten, sollte ebenfalls deutlich angegeben werden, um sicherzustellen, dass die Lohnberechnung auf verlässlichen Daten basiert und nachvollziehbar ist. Die Vertragsfreiheit bezüglich der Lohnhöhe ist ein weiterer wichtiger Aspekt, der in der Lohnabrechnung dokumentiert werden sollte.
Des Weiteren sollten alle Lohnzulagen gemäss dem Arbeitsvertrag aufgeführt werden. Dies umfasst beispielsweise Schichtzulagen, Nachtzulagen, 13. Monatslohn, Boni, Provisionen, Überstundenentschädigungen, Dienstalters- und Jubiläumsgeschenke usw. Diese Zulagen sind wichtige Bestandteile des Gesamtlohns und sollten daher klar und präzise aufgeführt werden.
Für Stundenlöhner sind zusätzlich Zuschläge für Ferien und der 13. Monatslohn relevant. Die Lohnabrechnung sollte diese Zuschläge separat ausweisen, um die Berechnung und Auszahlung entsprechend zu dokumentieren. Dies trägt zur Transparenz und Fairness bei der Bezahlung der Mitarbeitenden bei.
Gemäss dem Bundesgesetz über die Familienzulagen (FamZG) sind in der Lohnabrechnung auch die Familienzulagen anzugeben, die je nach Alter des Kindes und Ausbildungsstatus variieren und von den Kantonen angepasst werden können. Die aktuellen Ansätze sollten berücksichtigt und entsprechend in der Gehaltsabrechnung vermerkt werden.
Des Weiteren sollten Auslagen (Spesen) für notwendige Arbeitsausgaben in der Lohnabrechnung aufgeführt werden. Dies umfasst Kosten wie beispielsweise Transportkosten, Porto oder Visa, die der Arbeitnehmenden im Zusammenhang mit seiner Arbeit getragen hat. Die Erfassung und Erstattung dieser Auslagen gewährleistet die angemessene Abgeltung der berufsbedingten Aufwendungen.
Falls dem Arbeitnehmenden ein Geschäftsauto zur Verfügung gestellt wird, ist die private Nutzung dieses Fahrzeugs ein relevanter Aspekt. Die Lohnabrechnung sollte den geldwerten Vorteil, der aus der privaten Nutzung resultiert, entsprechend erfassen. Dies kann entweder pauschal deklariert oder mittels eines Fahrtenbuchs genau erfasst werden. Die transparente Dokumentation der privaten Nutzung des Geschäftsautos ist wichtig, um steuerliche Aspekte korrekt zu behandeln und potenzielle Missverständnisse zu vermeiden.
Eine vollständige Schweizer Lohnabrechnung muss auch die relevanten Abzüge aufgrund der Sozialversicherungen berücksichtigen. Neben den obligatorischen Sozialversicherungen wie der Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), der Invalidenversicherung (IV) und der Erwerbsersatzordnung (EO) können je nach Beschäftigung auch die Unfallversicherung (UVG) und die Krankentaggeldversicherung (KTG) eine Rolle spielen. Die Abrechnung sollte die entsprechenden Beiträge für diese Sozialversicherungen korrekt ausweisen, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten.
Die korrekte Handhabung der Quellensteuer ist ebenfalls von Bedeutung, insbesondere für ausländische Arbeitnehmende, die in der Schweiz arbeiten. Die genaue Höhe der Quellensteuer hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Wohnsitz des Arbeitnehmers, dem Lohnniveau und anderen individuellen Umständen. Es ist wichtig, die entsprechenden Vorschriften und Bestimmungen zur Quellensteuer in der Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen, um steuerliche Verpflichtungen zu erfüllen und mögliche Sanktionen zu vermeiden.
Transparenz und die Wahl der Zahlungsmodalitäten sind weitere wichtige Aspekte bei der Lohnabrechnung in der Schweiz. Die Abrechnung sollte deutlich anzeigen, dass die Lohnzahlung erfolgt ist und den Betrag sowie das Zahlungsdatum angeben. Dadurch wird dem Arbeitnehmer Transparenz über den tatsächlich erhaltenen Lohn geboten. Bei den Zahlungsmodalitäten überweisen Arbeitgeber den Lohn per Überweisung auf das Bankkonto des Arbeitnehmenden.
Dies ermöglicht den Arbeitnehmern eine bequeme und sichere Verwaltung ihres Lohns und bietet zugleich eine klare Dokumentation der Zahlung auf der Lohnabrechnung.
Zusammenfassend ist die Erstellung einer Lohnabrechnung in der Schweiz ein komplexer Prozess, der die Berücksichtigung verschiedener wichtiger Aspekte erfordert. Eine kostenlose Vorlage, wie das von PayrollPlus angebotene Muster für Lohnabrechnungen, kann dabei helfen, den Prozess effizient und einfach zu gestalten. Eine ordnungsgemässe Gehaltsabrechnung ist von grosser Bedeutung, um sowohl den rechtlichen Anforderungen zu genügen als auch die Rechte der Arbeitnehmenden zu schützen. Sie bietet Transparenz, ermöglicht die Überprüfung von Brutto- und Nettolohn, Zuschlägen und Abzügen und erleichtert die Klärung von Unstimmigkeiten.
Mit einer gut strukturierten Abrechnung können Arbeitgeber die Einhaltung von Vertragsvereinbarungen nachweisen und das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden stärken. Es ist daher ratsam, die genannten Punkte zu beachten und eine qualitativ hochwertige Lohnabrechnung zu erstellen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und die Rechte der Arbeitnehmer zu wahren.
