Von Payrollplus, 6. September 2022
Damit Ihr Unternehmen wachsen kann, brauchen Sie Mitarbeitende. Doch wer Mitarbeiter einstellen will, muss wissen, wie der Einstellungsprozess funktioniert und was zu beachten ist. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was es über das Thema Mitarbeitende einstellen zu wissen gibt.
Bei der Einstellung eines Mitarbeitenden muss als erstes ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden. Gemäss geltendem Schweizer Gesetz kann der Arbeitsvertrag mündlich, schriftlich oder stillschweigend eingegangen werden.
Mit Abschluss des Arbeitsvertrages verpflichtet sich der Arbeitgeber zur Zahlung eines Lohnes, zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen und zur Gewährleistung von bezahltem Urlaub. Der Arbeitnehmende verpflichtet sich, die vom Arbeitgeber vorgegebene Arbeit zu leisten. Ausserdem unterliegt der Arbeitnehmende nach Abschluss des Vertrages einer Treue- und Sorgfaltspflicht.
Der Arbeitsvertrag sollte mindestens folgende Punkte beinhalten:
Was ferneres beim Thema Arbeitsvertrag beachtet werden muss, ist, ob Ihr Betrieb einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) unterliegt. Ist dies der Fall, müssen die Bestimmungen des GAV eingehalten werden. Welche Bestimmungen gelten, können Sie bei Gewerkschaften, bei Ihrer Arbeitgeberorganisation, beim kantonalen Arbeitsamt oder beim Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) erfahren.
Wer einen Mitarbeitenden einstellen möchte, muss unter anderem entscheiden, ob das Arbeitsverhältnis befristet oder unbefristet sein sollte. Das heisst, es muss bestimmt werden, ob das Arbeitsverhältnis für eine unbestimmte Zeit abgeschlossen wird oder nur bis zu einem gewissen Zeitpunkt dauern soll.
Benötigt man einen Mitarbeitenden nur für die vorübergehende Stellvertretung eines anderen Mitarbeitenden oder für die Dauer eines Projektes, empfiehlt sich ein befristetes Anstellungsverhältnis. Möchte man einen Mitarbeitenden für längere Zeit behalten, empfiehlt sich ein unbefristeter Arbeitsvertrag.
Des Weiteren muss entschieden werden, welche Anstellungsart der Mitarbeiter haben sollte, denn es gibt in diesem Rahmen verschiedene Möglichkeiten.
Das Vollzeitbeschäftigungsmodell ist die «typische» Anstellungsart. Es umfasst ein Arbeitspensum von 90 – 100%. Mitarbeitende, die Vollzeit für die Firma arbeiten, haben meist einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
Im Allgemeinen gibt es keine einheitliche Definition von Teilzeitarbeit. Die schweizerische Arbeitskräfteerhebung (SAKE) definiert sie jedoch als eine Hauptbeschäftigung mit einem Pensum kleiner als 90%. Eine Teilzeitarbeit ist demzufolge eine reduzierte Vollzeitarbeit.
Ähnlich wie bei der Teilzeitarbeit handelt es sich beim Nebenjob um ein reduziertes Pensum. Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied: Eine Nebenbeschäftigung wird neben einer Hauptbeschäftigung ausgeübt. Viele Arbeitsverträge sehen eine Bewilligungspflicht des Arbeitgebers vor, wenn ein Nebenjob vom Arbeitnehmenden ausgeübt wird.
Als Werkstudent bezeichnet man Studenten, die neben ihrem Studium in einem Unternehmen arbeiten. Die Arbeit ist meistens im gleichen Themengebiet wie das Studium.
Minijobs werden in der Schweiz auch als geringfügige Beschäftigungen definiert. Als Minijob definiert man Arbeitsverhältnisse, deren Jahreslohn die Grenze von CHF 2’300 nicht überschreitet.
Praktika dienen dem Zweck, Lernenden für eine beschränkte Zeit den Betrieb und die Berufswelt näher zu bringen. Meistens bringen Praktikanten wenig Fachwissen mit sich mit, aber sie bereiten auch weniger Kosten. Langfristig gesehen können sich Praktikanten zu wertvollen Mitarbeitenden weiterentwickeln.
Möchte man ausländische Mitarbeiter einstellen, so muss man zuerst überprüfen, ob eine Melde- oder Bewilligungspflicht besteht.
Grundsätzlich gilt eine Meldepflicht für Mitarbeitende von EU/EFTA Staaten, sofern die Arbeitsdauer nicht mehr als 90 Tage im Jahr überschreitet. Meldungen sind über die Internetseite des Staatssekretariats für Migration (SEM) zu erstatten.
Beträgt die Arbeitsdauer eines ausländischen Mitarbeitenden eines EU/EFTA Staates länger als 90 Tage pro Jahr, gilt eine Bewilligungspflicht. Für Mitarbeitende von Drittstaaten gilt unabhängig von der Arbeitsdauer eine Bewilligungspflicht. Die Einreichung des Bewilligungsgesuchs ist Aufgabe des Arbeitgebers und muss bei der entsprechenden kantonalen Arbeitsmarktbehörde erledigt werden.
Hat ein ausländischer Staatsangehöriger eine Niederlassungsbewilligung (Ausweis C), gilt keine Bewilligungspflicht.
Wer in der Schweiz wohnhafte ausländische Mitarbeitende (bzw. ausländische Personen ohne C Ausweis) oder im Ausland wohnhafte Mitarbeitende einstellt, muss sich zwingend mit dem Thema Quellensteuer auseinandersetzen.
Die Quellensteuer wird im Gegensatz zur normalen Steuer nicht direkt von den Steuerpflichtigen bezahlt, sondern vom Arbeitgeber. Die Quellensteuer wird vor Auszahlung des Lohnes vom Lohn abgezogen. Der Arbeitgeber steht in der Pflicht, die Beschäftigung von quellensteuerpflichtigen Personen innert 8 Tagen ab Stellenantritt bei der zuständigen Steuerbehörde zu melden.
Weitere Informationen zur Quellensteuer in der Schweiz gibt es in unserem Ratgeber.
Wachsende Unternehmen kommen nicht um das Thema Mitarbeitende einstellen herum. Früher oder später werden neue Mitarbeitende benötigt. Was jedoch oft in diesem Prozess vergessen geht, ist, dass die Einstellung von Mitarbeitende Kosten mit sich bringt.
Um dieser Sache ein bisschen mehr Transparenz zu geben, haben wir eine grobe Übersicht über die möglichen Kosten, mit denen Sie konfrontiert werden können, wenn Sie einen neuen Mitarbeitenden einstellen, erstellt. Damit es leicht verständlich bleibt, sind die Kosten in direkte und versteckte Kosten unterteilt.
Wie aus der Übersicht zu sehen ist, gibt es einige Kosten, die auf den ersten Blick nicht selbstverständlich sind. Da bleibt die Frage, ob die Vakanz einer Stelle mehr Kosten generiert als die Einstellung eines neuen Mitarbeiters.
In der Schweiz erwerbstätige Personen müssen Beiträge an die erste Säule (AHV, die IV und die EO) entrichten. Die Beitragspflicht beginnt ab dem 1. Januar nach dem 17. Geburtstag. Gibt man seine Erwerbstätigkeit auf, entfällt die Beitragspflicht.
Die Beiträge an die AHV werden hälftig von Arbeitnehmenden und Arbeitgeber bezahlt. Die vom Arbeitnehmenden zu bezahlende Hälfte wird direkt vom Lohn abgezogen und zusammen mit der Hälfte des Arbeitgebers eingezahlt.
Neben den Beiträgen an die AHV / IV / EO müssen auch Beiträge an die Arbeitslosenversicherung (ALV) entrichtet werden. Auch diese Beiträge werden hälftig von Arbeitnehmenden und Arbeitgeber bezahlt.
Die Anmeldung von Mitarbeitenden für die Abrechnung von den AHV / IV / EO und ALV-Beiträge erfolgt bei der zuständigen Ausgleichskasse. Es ist möglich, Mitarbeitende online über die Webseite der zuständigen Ausgleichskasse anzumelden. Der Arbeitgeber ist zuständig für die Anmeldung.
Arbeitnehmende, die Kinder haben, haben Anspruch auf Familienzulagen. Der Grenzbetrag des Einkommens ist von Kanton zu Kanton verschieden. Die Beantragung der Familienzulagen bei der Familienausgleichskasse ist Aufgabe des Arbeitgebers. In den meisten Fällen wird die Familienausgleichskasse von der AHV-Ausgleichskasse des Arbeitgebers geführt.
Mitarbeitende, die AHV-pflichtig sind, mindestens 17 Jahre alt sind und jährlich mehr als CHF 21’510 verdienen, sind über die berufliche Vorsorge obligatorisch versichert. Die Höhe der Beiträge an die Pensionskasse hängt vom Lohn und Alter des Mitarbeitenden und dem Vorsorgeplan des Arbeitgebers ab.
Wer in der Schweiz erwerbstätig ist, ist mit einer Unfallversicherung obligatorisch gegen Unfälle versichert. Mitarbeiter, die wöchentlich mehr als 8 Stunden für denselben Arbeitgeber arbeiten, sind nicht nur gegen Berufsunfälle versichert, sondern auch gegen Nichtberufsunfälle.
Im Vergleich zur UVG ist die KTG-Versicherung für Mitarbeitende nicht obligatorisch. Eine KTG-Versicherung lohnt sich in den meisten Fällen für Arbeitgeber. Denn als Arbeitgeber ist man von Gesetzes wegen verpflichtet, den Lohn von Mitarbeitenden bei Krankheit für einen gewissen Zeitraum weiter zu zahlen (Basler, Berner und Zürcher Skala). Ohne eine KTG-Versicherung trägt der Arbeitgeber selbst das Risiko, den Lohn bezahlen zu müssen, ohne Arbeitsleistung zu erhalten.
Sobald man Mitarbeitende einstellt, muss man sich um die Lohnauszahlung kümmern. In diesem Bereich gibt es einige gesetzliche Vorschriften, die eingehalten werden müssen.
Die Lohnbuchhaltung kostet Zeit, Geld und Nerven. Die PayrollPlus Lohnplattform ist Software, Lohntreuhand und Versicherung in einem: Durch die Eingabe des Bruttolohns können KMU alle Arbeiten rund um den Lohn erledigen und profitieren zudem von unseren attraktiven Versicherungen.
UNVERBINDLICHES GESPRÄCH VEREINBAREN
Damit man nicht den Überblick über das Thema Mitarbeitende einstellen verliert, haben wir den Ablauf Schritt für Schritt zusammengefasst.
Wichtig: Für die Schritte 5 und 6 gelten bestimmte Fristen. Die Einzelheiten dazu sind auf der Seite des Staatsekretariats für Migration (SEM) und auf der Seite des Staatsekretariats für Wirtschaft (SECO) zu finden.
Mehr Informationen zu den einzelnen Schritten der Einstellung eines Mitarbeitenden findet man auf der Seite des Bundes.
