Von Payrollplus, 22. Dezember 2023
Aus dem Englischen übersetzt würde Payroll wortwörtlich “Gehaltsliste” bedeuten. Der Begriff steht für Gehalts- und Lohnabrechnung und bezeichnet die Gesamtheit aller Prozesse, die mit der Bezahlung von Angestellten zusammenhängen. Dies umfasst die Berechnung der Gehälter, das Abführen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, sowie die Dokumentation und das Reporting der Gehaltsabrechnungen. Ein funktionierender und fehlerfreier Payroll ist von hoher Wichtigkeit, da die Zufriedenheit der Mitarbeitenden davon abhängig ist.
Payroll Services sind Dienstleistungen, die von externen Anbietern oder internen Abteilungen erbracht werden, um die Payroll-Prozesse eines Unternehmens zu verwalten. Diese Services reichen von der grundlegenden Gehaltsabrechnung bis hin zu komplexen Aufgaben wie der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Verwaltung von Personalakten und Pflege der Personalstammdaten der Angestellten. So gewähren Payroll-Service-Anbieter professionelle und rechtskonforme Lohnbuchhaltung dank ihrem fundierten, wie auch aktuellen Wissen.
Payroll Unternehmen erstellen und prüfen die Gehaltsabrechnungen und veranlassen die Überweisung der Löhne und Gehälter an Mitarbeitende. Dabei berücksichtigen sie die Steuern und Sozialabgaben sowie die Einhaltung lokaler und internationaler Vorschriften. Nebst der monatlichen Lohnabrechnung erstellen sie auch den jährlichen Lohnausweis.
Sie führen das Personaldossier und übernehmen An- und Abmeldungen bei den Sozialversicherungen. Bei Krankheit oder Unfall der Angestellten übernehmen sie die Meldung an das jeweilige Amt und kümmern sich bei den Eltern um allfällige Kinderzulagen.
Die Quellensteuer-Anmeldung, die monatliche Abrechnung sowie die Jahresenddeklaration gehören ebenfalls in den Aufgabenbereich von Payroll Unternehmen. Manche Anbieter erweitern sogar ihr Angebot auf das Rekrutieren und Anstellen der Mitarbeitenden und das Erstellen der Arbeitsverträge.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Viele KMU verfügen nicht über eigene Personalabteilungen, die sich um die Gehaltsabrechnung kümmern. Payroll Services bieten ihnen eine kosteneffiziente Lösung, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeitenden korrekt und rechtzeitig bezahlt werden und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Grossunternehmen: Auch grössere Unternehmen nutzen Payroll Services, um ihre komplexen Gehaltsabrechnungsprozesse zu vereinfachen und zu optimieren. Dies kann helfen, Ressourcen zu sparen und die Effizienz zu steigern, insbesondere bei einem grossen Mitarbeiterstamm.
Internationale Unternehmen: Unternehmen mit Mitarbeitenden in verschiedenen Ländern stehen vor der Herausforderung, unterschiedliche Gehaltsabrechnungssysteme und gesetzliche Anforderungen zu managen. Payroll Services, die sich auf internationale Gehaltsabrechnung spezialisiert haben, können hier unterstützen.
Start-ups: Start-ups mit begrenzten Ressourcen und Fachkenntnissen im Bereich Personalverwaltung können durch die Auslagerung ihrer Gehaltsabrechnung an spezialisierte Dienstleister Zeit und Geld sparen.
Non-Profit-Organisationen: Auch gemeinnützige Organisationen nutzen oft Payroll Services, um ihre Verwaltungskosten zu senken und sich mehr auf ihre Haupttätigkeiten konzentrieren zu können.
Freiberufler und Selbstständige: Einzelunternehmer und Freiberufler, die Mitarbeitende beschäftigen, können ebenfalls von Payroll Services profitieren, um sich auf ihre Kerngeschäfte zu konzentrieren, während die Gehaltsabrechnung professionell gehandhabt wird.
Während „Payroll“ sich auf den Prozess der Gehaltsabrechnung bezieht, umfasst „Payrolling“ oft die Übernahme externer Mitarbeitenden in die Gehaltsabrechnung des Dienstleisters.
Payrolling kann insbesondere für Unternehmen von Vorteil sein, die temporäres Personal oder Freiberufler beschäftigen und administrative Aufgaben auslagern möchten. Der Fokus liegt hier auf der Bereitstellung eines spezialisierten Dienstes, der die Effizienz steigert, Fehler reduziert und sicherstellt, dass die Gehaltsabrechnung konform mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen ist.
Payroll Specialists sind Experten in der Gehaltsabrechnung und übernehmen Aufgaben wie das Pflegen der Personendaten, welche für die Lohnabrechnung relevant sind. Sie erstellen korrekte Lohnabrechnungen und Lohnausweise, veranlassen oder führen die Zahlung der Löhne aus und stellen den Mitarbeitenden die Lohnabrechnungen zu. Sie verfügen über das nötige und somit auch aktuelle Wissen, um alle zulässigen Lohnabzüge geltend zu machen. Sie beraten den Kunden zu Themen wie Steuern und übernehmen die Administration mit den Sozialversicherungen.
Payroll Anbieter sind absolute Spezialisten in der Lohnabrechnung. Sie kennen alle Vorschriften und Gesetze, welche für eine fehlerfreie Lohnbuchhaltung wichtig sind. Sie bilden sich kontinuierlich weiter und können somit die Richtigkeit garantieren, durch ihr aktuelles Wissen.
Sich nicht selbst damit auseinanderzusetzen ist einerseits zeitsparend, andererseits erspart man sich kostspielige Fehler. Zudem ist die Zufriedenheit der Mitarbeitenden davon abhängig. So sollte man Payroll nicht auf die leichte Schulter nehmen und genau prüfen, was für das eigene Geschäft am sinnvollsten ist.
In der Schweiz gibt es viele Anbieter von Payroll Lösungen. Um für Sie das passende Unternehmen zu finden, sollten Sie zuerst prüfen, welcher Anbieter welche Payroll Dienstleistungen anbietet. Suchen Sie lediglich für sich selbst oder Ihr Unternehmen in der Schweiz mit lokalen Mitarbeitenden einen Anbieter sollte sich dies einfach gestalten. Schweizer Anbieter kennen sich mit dem lokalen Sozialversicherungs-, Arbeits- und Steuerrecht aus. So gilt es nur die Preise zu prüfen und den Anbieter kennenzulernen.
Die Aufgabe basiert auf Vertrauen und so sollte der Anbieter selbst einem sympathisch sein und ein gutes Gefühl darf nie fehlen. Schwieriger gestaltet es sich, wenn Mitarbeitende Grenzgänger sind. Hier sollte der Anbieter über spezielles Wissen bei Grenzgängern und damit verbundene Quellensteuer verfügen oder sogar internationales Recht. Auch bei Angestellten mit flexiblen Arbeitszeitmodellen sollte auf ein Spezialist mit vertieftem Wissen gesetzt werden.
Mit unserem einzigartigen Geschäftsmodell sparen nicht nur Firmen und Freelancer, sondern auch Versicherungen, Treuhänder und die AHV jährlich sehr viele Arbeitsstunden, denn
wir versichern, verarbeiten und bezahlen die Löhne Ihrer Freelancer und Mitarbeitenden
Sie brauchen keine eigenen Versicherungen (UVG, KTG, BVG)
Sie müssen die AHV sowie Quellensteuer Rechnungen nicht selber bezahlen
