De Payrollplus, 6. septembre 2024
Pour que votre entreprise puisse croître, vous avez besoin de collaborateurs. Mais quiconque souhaite engager des employés doit savoir comment fonctionne le processus d’engagement et ce qu’il faut respecter. Dans ce guide, vous découvrirez tout ce qu’il faut savoir sur le thème de l’engagement de collaborateurs.
Lors de l’engagement d’un collaborateur, il faut avant tout conclure un contrat de travail. Selon la loi suisse en vigueur, le contrat de travail peut être conclu oralement, par écrit ou tacitement.
Avec la conclusion du contrat de travail, l’employeur s’engage au paiement d’un salaire, au versement des cotisations sociales et à l’octroi de vacances payées. L’employé s’engage à fournir le travail prescrit par l’employeur. En outre, l’employé est soumis après la conclusion du contrat à un devoir de fidélité et de diligence.
Le contrat de travail devrait contenir au minimum les points suivants :
Ce qu’il faut en outre respecter concernant le contrat de travail est de savoir si votre entreprise est soumise à une convention collective de travail (CCT). Si tel est le cas, les dispositions de la CCT doivent être respectées. Vous pouvez vous renseigner sur les dispositions applicables auprès des syndicats, de votre organisation patronale, de l’office cantonal du travail ou du Secrétariat d’État à l’économie (SECO).
Quiconque souhaite engager un collaborateur doit entre autres décider si le rapport de travail doit être à durée déterminée ou indéterminée. C’est-à-dire qu’il faut déterminer si le rapport de travail est conclu pour une durée indéterminée ou seulement jusqu’à un certain moment.
Si l’on a besoin d’un collaborateur uniquement pour le remplacement temporaire d’un autre collaborateur ou pour la durée d’un projet, un rapport d’engagement à durée déterminée est recommandé. Si l’on souhaite garder un collaborateur pour une longue durée, un contrat de travail à durée indéterminée est recommandé.
Il faut en outre décider quel type d’engagement le collaborateur devrait avoir, car il existe différentes possibilités dans ce cadre.
Le modèle d’emploi à temps plein est le type d’engagement « typique ». Il comprend un taux d’occupation de 90 – 100%. Les collaborateurs qui travaillent à temps plein pour l’entreprise ont généralement un contrat de travail à durée indéterminée.
En général, il n’existe pas de définition uniforme du travail à temps partiel. L’enquête suisse sur la population active (ESPA) le définit toutefois comme une activité principale avec un taux d’occupation inférieur à 90%. Un travail à temps partiel est par conséquent un travail à temps plein réduit.
Comme pour le travail à temps partiel, l’emploi accessoire implique un taux d’occupation réduit. Il existe cependant une différence importante : une activité accessoire est exercée en plus d’une activité principale. De nombreux contrats de travail prévoient une obligation d’autorisation de l’employeur lorsqu’un emploi accessoire est exercé par l’employé.
On désigne par étudiant salarié les étudiants qui travaillent dans une entreprise en parallèle de leurs études. Le travail se situe généralement dans le même domaine thématique que les études.
Les mini-emplois sont également définis en Suisse comme des emplois de faible importance. On définit comme mini-emploi les rapports de travail dont le salaire annuel ne dépasse pas la limite de CHF 2’500 (état 2025).
Les stages servent à familiariser les apprenants pendant une durée limitée avec l’entreprise et le monde professionnel. La plupart du temps, les stagiaires apportent peu de connaissances spécialisées avec eux, mais ils génèrent également moins de coûts. À long terme, les stagiaires peuvent se développer en collaborateurs précieux.
Si l’on souhaite engager des collaborateurs étrangers, il faut d’abord vérifier s’il existe une obligation d’annonce ou d’autorisation.
En principe, une obligation d’annonce s’applique aux collaborateurs des États UE/AELE, pour autant que la durée du travail ne dépasse pas 90 jours par an. Les annonces doivent être effectuées via le site Internet du Secrétariat d’État aux migrations (SEM).
Si la durée du travail d’un collaborateur étranger d’un État UE/AELE dépasse 90 jours par an, une obligation d’autorisation s’applique. Pour les collaborateurs d’États tiers, une obligation d’autorisation s’applique indépendamment de la durée du travail. Le dépôt de la demande d’autorisation est la responsabilité de l’employeur et doit être effectué auprès de l’autorité cantonale compétente du marché du travail.
Si un ressortissant étranger possède une autorisation d’établissement (permis C), aucune obligation d’autorisation ne s’applique.
Quiconque engage des collaborateurs étrangers résidant en Suisse (respectivement des personnes étrangères sans permis C) ou des collaborateurs résidant à l’étranger doit impérativement se pencher sur le thème de l’impôt à la source.
L’impôt à la source, contrairement à l’impôt normal, n’est pas payé directement par les contribuables, mais par l’employeur. L’impôt à la source est déduit du salaire avant le versement de celui-ci. L’employeur a l’obligation d’annoncer l’engagement de personnes soumises à l’impôt à la source dans les 8 jours suivant l’entrée en fonction auprès de l’autorité fiscale compétente.
Plus d’informations sur l’impôt à la source en Suisse sont disponibles dans notre guide.
Les entreprises en croissance ne peuvent pas échapper au thème de l’engagement de collaborateurs. Tôt ou tard, de nouveaux collaborateurs seront nécessaires. Ce qui est souvent oublié dans ce processus, c’est que l’engagement de collaborateurs entraîne des coûts.
Pour apporter un peu plus de transparence à cette question, nous avons créé un aperçu approximatif des coûts possibles auxquels vous pouvez être confrontés lorsque vous engagez un nouveau collaborateur. Pour que cela reste facilement compréhensible, les coûts sont divisés en coûts directs et coûts cachés.
Comme on peut le voir dans l’aperçu, il existe plusieurs coûts qui ne sont pas évidents au premier abord. Reste la question de savoir si la vacance d’un poste génère plus de coûts que l’engagement d’un nouveau collaborateur.
Les personnes exerçant une activité lucrative en Suisse doivent verser des cotisations au premier pilier (AVS, AI et APG). L’obligation de cotiser commence dès le 1er janvier qui suit le 17ème anniversaire. Si l’on abandonne son activité lucrative, l’obligation de cotiser prend fin.
Les cotisations à l’AVS sont payées pour moitié par l’employé et l’employeur. La moitié à payer par l’employé est directement déduite du salaire et versée avec la moitié de l’employeur.
Outre les cotisations à l’AVS / AI / APG, des cotisations à l’assurance-chômage (AC) doivent également être versées. Ces cotisations sont également payées pour moitié par l’employé et l’employeur.
L’annonce des collaborateurs pour le décompte des cotisations AVS / AI / APG et AC s’effectue auprès de la caisse de compensation compétente. Il est possible d’annoncer les collaborateurs en ligne via le site Internet de la caisse de compensation compétente. L’employeur est responsable de l’annonce.
Les employés qui ont des enfants ont droit aux allocations familiales. Le montant limite du revenu varie de canton à canton. La demande d’allocations familiales auprès de la caisse de compensation pour allocations familiales est la responsabilité de l’employeur. Dans la plupart des cas, la caisse de compensation pour allocations familiales est gérée par la caisse de compensation AVS de l’employeur.
Les collaborateurs qui sont soumis à l’AVS, âgés d’au moins 17 ans et gagnant annuellement plus de CHF 22’680 (état 2025) sont obligatoirement assurés par la prévoyance professionnelle. Le montant des cotisations à la caisse de pension dépend du salaire et de l’âge du collaborateur ainsi que du plan de prévoyance de l’employeur.
Quiconque exerce une activité lucrative en Suisse est obligatoirement assuré contre les accidents par une assurance-accidents. Les collaborateurs qui travaillent plus de 8 heures par semaine pour le même employeur sont assurés non seulement contre les accidents professionnels, mais aussi contre les accidents non professionnels.
Contrairement à la LAA, l’assurance IJM pour les collaborateurs n’est pas obligatoire. Une assurance IJM est rentable dans la plupart des cas pour les employeurs. En effet, en tant qu’employeur, on est légalement obligé de continuer à payer le salaire des collaborateurs en cas de maladie pendant une certaine période (échelle bâloise, bernoise et zurichoise). Sans assurance IJM, l’employeur supporte lui-même le risque de devoir payer le salaire sans recevoir de prestation de travail.
Dès que l’on engage des collaborateurs, il faut s’occuper du versement du salaire. Dans ce domaine, il existe plusieurs prescriptions légales qui doivent être respectées.
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CONVENIR D’UN ENTRETIEN SANS ENGAGEMENT
Afin de ne pas perdre la vue d’ensemble sur le thème de l’engagement de collaborateurs, nous avons résumé le déroulement étape par étape.
Important : Pour les étapes 5 et 6, des délais déterminés s’appliquent. Les détails à ce sujet se trouvent sur le site du Secrétariat d’État aux migrations (SEM) et sur le site du Secrétariat d’État à l’économie (SECO).
Plus d’informations sur les différentes étapes de l’engagement d’un collaborateur se trouvent sur le site de la Confédération.
