Les frais doivent toujours correspondre à des dépenses justifiées par l’activité professionnelle. Seul le client ou l’entreprise mandante est en mesure de vérifier à tout moment si ces dépenses sont justifiées par l’activité professionnelle. En cas de contrôle éventuel de l’AVS ou de la SUVA, payroll+ éprouve de grandes difficultés à justifier ces frais.
C’est pourquoi nous recommandons vivement aux travailleurs indépendants, aux prestataires et aux collaborateurs de facturer leurs frais directement au client ou à l’entreprise d’accueil.
Facturation directement auprès du client
L’avantage pour le travailleur indépendant, le prestataire ou le salarié réside dans le fait que le paiement direct effectué par le client ou l’entreprise d’accueil ne constitue pas une composante du salaire, puisque le client ou l’entreprise d’accueil ne verse pas de salaire et n’est donc pas tenu d’établir une attestation de salaire. Si payroll+ verse au travailleur indépendant, au prestataire ou au salarié le salaire majoré des frais, il peut s’agir d’une composante salariale soumise à l’AVS. Si cette somme est considérée comme une composante salariale, une mention correspondante sera alors inscrite sur le certificat de salaire (cf. « Instructions pour remplir le certificat de salaire ou l’attestation de rente », formulaire 11).
Gestion de la paie via payroll+
TVA en amont sur les frais
Lors du paiement de frais, la déduction de l’impôt préalable est autorisée à condition que certaines exigences formelles soient respectées. L’une de ces exigences concerne le nom et l’adresse du bénéficiaire de la prestation. À cet égard, la raison sociale telle qu’elle figure au registre du commerce doit être indiquée dans son intégralité et sans modification.
Lorsque les frais sont comptabilisés via payroll+, il n’est pas possible pour payroll+ de déduire la TVA en tant que TVA déductible sur les justificatifs de frais fournis, car le bénéficiaire de la prestation n’est pas payroll+ sur la note de frais soumise. payroll+ doit facturer le montant total de la note de frais, majoré de 8,1 % de TVA et d’une marge comprise entre 1 et 3 %. Ce n’est que sur cette TVA prélevée par payroll+ que vous pouvez faire valoir votre droit à déduction.
Les frais doivent toujours correspondre à des dépenses justifiées par les besoins de l’entreprise
Par ailleurs, les collaborateurs peuvent vous remettre, en tant qu’entreprise, les justificatifs de frais liés à l’activité professionnelle à l’aide d’un formulaire de notes de frais, et vous seul êtes en mesure d’apprécier si ces dépenses sont effectivement justifiées par l’activité professionnelle ou non.
Étant donné que payroll+ ne peut pas vérifier le caractère commercial des opérations, cela soulèvera, lors d’un contrôle de l’AVS et de la TVA, de nombreuses questions auxquelles nous ne pourrons pas répondre.
Pour les raisons susmentionnées et afin que vous puissiez réaliser des économies, nous vous recommandons de faire passer ces frais par votre entreprise plutôt que par payroll+.
Si le client ou l’entreprise d’intervention ne souhaite pas effectuer de paiement direct au travailleur indépendant, au prestataire ou au collaborateur, et si ce dernier est conscient qu’une mention correspondante figurera sur son certificat de salaire, qu’il a pris connaissance des raisons susmentionnées et qu’il les accepte, il peut faire valoir ses frais par notre intermédiaire. Conformément au règlement sur les frais, approuvé le 20 juillet 2017 par l’administration fiscale cantonale de Schwyz, il est possible de faire valoir 1. les frais réels sur présentation des justificatifs originaux, 2. et/ou des frais forfaitaires à hauteur de 5 % du salaire brut. En plus des justificatifs originaux, payroll+ a besoin d’une lettre signée par le freelance, le prestataire ou le collaborateur, comportant le texte suivant : « Par ma signature, je confirme qu’il s’agit en l’occurrence de dépenses justifiées par l’activité professionnelle. »
Si le travailleur indépendant, le prestataire ou le collaborateur fait preuve d’intentions frauduleuses lors de la demande de remboursement de ses frais, il s’expose à des poursuites pénales. Il est tenu de prendre connaissance du règlement relatif aux frais et de s’y conformer strictement.
Décompte des frais dans l’outil en ligne :
Vous pouvez facturer ces frais au client comme d’habitude. Veuillez remplir notre formulaire de frais (fichier Excel disponible en téléchargement). Dès que votre client aura réglé la facture, vous pourrez indiquer le montant des frais lors de la création du rapport de travail et télécharger le formulaire de frais ainsi que les justificatifs.
Mentions figurant sur le bulletin de salaire
Les frais forfaitaires sont indiqués, avec leur montant, au point 13.2.1.
Frais en devises étrangères
Les montants des frais libellés en devise étrangère doivent être convertis en francs suisses directement par le freelance, le prestataire ou le collaborateur. Si la facture est déjà établie en devise étrangère à l’intention du client, la conversion en francs suisses est effectuée dès réception du paiement par payroll+.