Le spese devono sempre essere giustificate da motivi di lavoro. Solo il cliente o l’azienda per cui si lavora può verificare in qualsiasi momento se si tratta di spese giustificate da motivi di lavoro. In caso di un eventuale controllo dell’AVS o della SUVA, per payroll+ è molto difficile verificare la natura di queste spese.
Per questo consigliamo vivamente ai freelance, ai collaboratori esterni e ai dipendenti di fatturare le spese direttamente al cliente o all’azienda per cui lavorano.
Fatturazione direttamente al cliente
Il vantaggio per il libero professionista, il collaboratore esterno o il dipendente, quando il pagamento avviene direttamente dal cliente o dall’azienda per cui si lavora, sta nel fatto che nonsi tratta diuna componente salariale: il cliente o l’azienda, infatti, non versa uno stipendio e quindi non deve nemmeno rilasciare un certificato di salario. Se payroll+ versa al libero professionista, al collaboratore a progetto o al dipendente lo stipendio più le spese, questa somma può essere considerata una componente salariale soggetta all’AVS. Se dovesse essere considerata una componente salariale, verrà inserita una nota corrispondente sul certificato di salario (cfr. «Istruzioni per la compilazione del certificato di salario o dell’attestato di rendita», modulo 11).
Elaborazione delle buste paga tramite payroll+
IVA a credito sulle spese
Quando si pagano le spese, è possibile richiedere il rimborso dell’IVA se si rispettano determinati requisiti formali. Uno di questi requisiti è l’indicazione del nome e dell’indirizzo del destinatario della prestazione. In questo caso, devi indicare la ragione sociale iscritta nel registro di commercio per esteso e senza modifiche.
Se le spese vengono liquidate tramite payroll+, payroll+ non può detrarre l’IVA come imposta a monte dalle ricevute di spesa inviate, poiché sul rendiconto spese presentato il destinatario della prestazione non è payroll+. payroll+ deve fatturare l’intero importo della nota spese più l’8,1% di IVA e il margine dell’1-3%. Puoi richiedere la detrazione dell’IVA solo sull’IVA addebitata da payroll+.
Le spese devono sempre essere giustificate da motivi di lavoro
Inoltre, i dipendenti possono presentare alla tua azienda le ricevute relative alle spese giustificate da motivi di lavoro utilizzando un apposito modulo, e solo tu puoi effettivamente valutare se si tratti o meno di una spesa giustificata da motivi di lavoro.
Dato che payroll+ non è in grado di verificare la regolarità delle operazioni, in caso di controllo dell’AVS e dell’IVA questo porterà a tante domande a cui non sapremo rispondere.
Per i motivi sopra indicati e per farti risparmiare, ti consigliamo di fatturare le spese tramite la tua azienda e non tramite payroll+.
Se il cliente o l’azienda committente non vuole effettuare un pagamento diretto al libero professionista, al collaboratore esterno o al dipendente, e se questi è consapevole che sul certificato di salario verrà riportata una nota in tal senso, ne comprende i motivi sopra indicati e li accetta, può richiedere il rimborso delle spese tramite noi. In base al regolamento sulle spese, approvato il 20 luglio 2017 dall’Amministrazione fiscale cantonale di Svitto, è possibile richiedere: 1. le spese effettive in basealle ricevute originali presentate, 2. e/o spese forfettarie parial 5% della retribuzione lorda. Insieme alle ricevute originali, payroll+ richiede una lettera firmata dal libero professionista, dal collaboratore esterno o dal dipendente con il seguente testo: «Con la mia firma confermo che si tratta di spese giustificate da motivi di lavoro.»
Se il libero professionista, il collaboratore esterno o il dipendente dovesse avere intenzioni fraudolente nel richiedere il rimborso delle spese, si rende passibile di sanzioni penali. È tenuto a consultare il regolamento sulle spese e a rispettarlo rigorosamente.
Rendiconto delle spese nello strumento online:
Puoi addebitare normalmente le spese al cliente. Compila il nostro modulo spese (file Excel disponibile nella sezione download). Non appena il tuo cliente avrà pagato la fattura, potrai inserire l’importo delle spese al momento della creazione del rapporto di lavoro e caricare il modulo spese e le ricevute.
Note sul certificato di stipendio
Le spese forfettarie sono indicate per importo al punto 13.2.1.
Spese in valuta estera
Gli importi delle spese in valuta estera devono essere convertiti in franchi svizzeri direttamente dal libero professionista, dal collaboratore esterno o dal dipendente. Se la fattura viene emessa al cliente direttamente in valuta estera, la conversione in franchi svizzeri avviene dopo che il pagamento è stato ricevuto da payroll+.