Spesen müssen stets geschäftsmässig begründete Aufwendungen sein. Nur der Kunde/Einsatzbetrieb kann jederzeit nachvollziehen, ob es sich um geschäftsmässig begründete Aufwendungen handelt. payroll+ kann bei einer allfälligen AHV/SUVA Kontrolle Spesen sehr schwer nachvollziehen.
Deshalb empfehlen wir dem Freelancer, Contractor, Mitarbeitenden dringend, die Spesen dem Kunden/Einsatzbetrieb direkt in Rechnung zu stellen.
Abrechnung über den Kunden direkt
Der Vorteil für den Freelancer, Contractor, Mitarbeitenden liegt bei der Direktzahlung durch den Kunden/Einsatzbetrieb darin, dass es sich nicht um einen Lohnbestandteil handelt, da der Kunde/Einsatzbetrieb keinen Lohn ausbezahlt und somit auch keinen Lohnausweis ausstellen muss. Wenn payroll+ dem Freelancer, Contractor, Mitarbeitenden den Lohn plus Spesen ausbezahlt, kann es sich um einen AHV-pflichtigen Lohnbestandteil handeln. Sollte es als Lohnbestandteil angesehen werden, dann wird ein entsprechender Vermerk auf dem Lohnausweis gemacht (vgl. „Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung“, Formular 11).
Abrechnung durch payroll+
Vorsteuer bei Spesen
Bei der Bezahlung von Spesen ist die Rückforderung der MwSt zulässig, wenn gewisse formale Vorgaben eingehalten werden. Eines dieser Vorgaben ist der Name und die Adresse des Leistungsempfängers. Hier muss die im Handelsregister eingetragene Firma vollständig und unverändert angegeben werden.
Wenn über payroll+ die Spesen abgerechnet werden, ist es für payroll+ nicht möglich, bei den eingereichten Spesenbelegen die MwSt als Vorsteuer abzuziehen, da auf der eingereichten Spesenabrechnung der Leistungsempfänger nicht payroll+ ist. payroll+ muss den gesamten Spesenrechnungs-Betrag + zusätzlich 8.1% MwSt und der Marge von 1-3% in Rechnung stellen. Nur auf dieser von payroll+ erhobenen MwSt kann der Vorsteuerabzug von Ihnen geltend gemacht werden.
Spesen müssen stets geschäftsmässig begründete Aufwendungen sein
Des Weiteren können die Mitarbeitenden bei Ihnen als Firma die Spesenbelege für geschäftsmässig begründete Spesen mit einem Spesenformular einreichen und nur Sie können effektiv beurteilen, ob es sich um einen geschäftsmässig begründeten Aufwand handelt oder nicht.
Da payroll+ die Geschäftsmässigkeit nicht prüfen kann, wird dies bei einer AHV und MwSt Kontrolle zu vielen Fragen führen, die wir nicht beantworten können.
Aus diesen obengenannten Gründen und damit Sie Geld sparen können, empfehlen wir Ihnen die Spesen über Ihre Firma abzurechnen und nicht über payroll+.
Falls der Kunde/Einsatzbetrieb keine Direktzahlung an den Freelancer, Contractor, Mitarbeitenden wünscht, der Freelancer, Contractor, Mitarbeitende sich bewusst ist, dass ein entsprechender Hinweis auf dem Lohnausweis erfolgt und sich den obengenannten Gründen bewusst ist und sie akzeptiert, kann er Spesen über uns geltend machen. Gemäss Spesenreglement, welches am 20. Juli 2017 durch die Kantonale Steuerverwaltung Schwyz genehmigt wurde, können 1. Effektive Spesen gemäss eingereichten Originalbelegen, 2. und/oder Pauschalspesen in der Höhe von 5% vom Bruttolohn geltend gemacht werden. Zusammen mit den Originalbelegen benötigt payroll+ ein vom Freelancer, Contractor, Mitarbeitenden unterschriebenes Schreiben mit dem folgenden Text: „Ich bestätige mit meiner Unterschrift, dass es sich vorliegend um geschäftsmässig begründete Aufwendungen handelt.“
Sollte der Freelancer, Contractor, Mitarbeitende bei der Geltendmachung der Spesen betrügerische Absichten haben, so macht er sich strafbar. Er wird angehalten, das Spesenreglement einzusehen und zwingend einzuhalten.
Spesenabrechnung im Onlinetool:
Sie können die Spesen dem Kunden normal verrechnen. Bitte füllen Sie unser Spesenformular (Excel im Download verfügbar) aus. Sobald Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat, können Sie den Spesenbetrag bei der Erstellung des Arbeitsrapportes einfügen und das Spesenformular sowie die Belege hochladen.
Vermerke auf dem Lohnausweis
Pauschalspesen werden unter Ziffer 13.2.1 betragsmässig ausgewiesen.
Spesen in Fremdwährung
Spesenbeträge in einer Fremdwährung müssen direkt vom Freelancer, Contractor, Mitarbeitenden in Schweizer Franken umgerechnet werden. Wird die Rechnung bereits in Fremdwährung an den Kunden gestellt, erfolgt eine Umrechnung in Schweizer Franken nach Geldeingang bei payroll+.