L’externalisation de la gestion de la paie peut constituer un choix judicieux pour les entrepreneurs, car elle leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier. Mais quels sont les avantages et les inconvénients de cette démarche ? Dans cet article de blog, nous allons examiner en détail les facteurs qui entrent en ligne de compte dans cette décision.
7 avantages de l’externalisation de la gestion des paies :
- Se concentrer sur le cœur de métier
- Des experts pour les cas complexes
- Protection des données relatives aux informations salariales
- Respect des dispositions légales
- Réduction de la responsabilité
- sécurité de planification
- Clôture et bilan dans les délais
1. Se concentrer sur le cœur de métier
Dans un monde idéal, on pourrait se concentrer exclusivement sur ce qui nous tient à cœur. Mais la réalité est souvent bien différente : outre le domaine d’activité proprement dit, il faut s’occuper de nombreuses tâches (administratives). Cela entraîne souvent une perte de temps et de créativité précieux, que l’on pourrait consacrer à la mission principale.
La gestion des salaires est une tâche dont vous n’avez pas à vous charger vous-même. L’externalisation est la solution : vous confiez cette tâche à un prestataire et pouvez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier.
2. Des experts pour les cas complexes
Pour de nombreuses entreprises, il n’est pas rentable de disposer d’un expert en interne. Cela vaut tout particulièrement pour les petites entreprises. Pour ces dernières, l’externalisation de la gestion de la paie constitue une option intéressante permettant de bénéficier du savoir-faire nécessaire. Les professionnels de la paie, tels que payroll+, traitent quotidiennement des dossiers complexes et sont toujours au fait des dernières évolutions législatives.
3. Protection des données relatives aux informations salariales
Les informations relatives aux salaires constituent des données sensibles qui doivent impérativement être protégées. Avec l’externalisation, cette responsabilité est transférée au prestataire choisi. Le choix d’un prestataire ayant fait ses preuves est essentiel, car celui-ci est en mesure de protéger les données contre tout accès non autorisé. De plus, en cas de perte, les données peuvent être restaurées rapidement et en toute sécurité. La protection de ces données est ainsi une priorité absolue.
4. Respect des exigences légales
Dans le domaine de la gestion de la paie, il est essentiel de se tenir constamment au courant des dernières évolutions jurisprudentielles. L’interaction complexe entre les impôts, les déclarations et les cotisations engendre divers pièges qui peuvent facilement échapper à un œil non averti. Les infractions à la loi – même en cas d’ignorance – peuvent coûter cher. C’est là que résident les avantages de l’externalisation de la gestion de la paie : les spécialistes de prestataires tels que payroll+ connaissent ces pièges et sont au fait des dernières modifications législatives.
5. Limitation de la responsabilité
Le calcul des salaires est une tâche semée d’embûches. Cela s’explique par la combinaison de règles strictes en matière de protection des données et de la législation. L’externalisation du calcul des salaires permet non seulement de réduire la charge de travail au sein de l’entreprise, mais aussi de limiter les risques. Ainsi, les exigences juridiques et fiscales complexes sont transférées au prestataire de services. Cela inclut également la responsabilité.
6. Sécurité de planification
L’externalisation de la gestion de la paie ne se limite pas à réduire la charge de travail au sein même de l’entreprise. Elle permet également, par exemple, de minimiser la dépendance vis-à-vis de certaines personnes. Avec un prestataire externe, les tâches sont assurées même en cas de maladie d’un collaborateur. De plus, les coûts liés à la gestion de la paie peuvent être calculés à l’avance. En règle générale, seules les paies effectivement traitées sont facturées. L’externalisation de la gestion de la paie offre donc également une sécurité pour la planification des ressources. Cela concerne aussi bien le temps que les coûts.
7. Clôture dans les délais et bilan
De nombreuses entreprises s’inquiètent de l’établissement des comptes annuels, car ce processus comporte plusieurs écueils. L’externalisation de la gestion des salaires permet de remédier à cette situation. Un prestataire fiable se charge de la création et de la remise de tous les rapports. Il établit les documents nécessaires dans les délais, à la date butoir. Cela permet de respecter tous les délais. Grâce au savoir-faire des experts, les rapports sont présentés de manière claire et correcte. Les chefs d’entreprise n’ont ainsi plus à se soucier de la clôture des comptes.
Les différentes formes d’externalisation
Souvent, la gestion des fiches de paie est confiée à un fiduciaire. Il existe toutefois également des entreprises spécialisées dans ce domaine, telles que payroll+, qui sont tout à fait adaptées à cette tâche. Les différents prestataires proposent généralement plusieurs formules. Souvent, le choix s’étend à la fois à des formules de services légères et à des formules plus complètes. La question qui se pose alors est de savoir quelle part du travail doit être externalisée.
Service partiel
Dans le cadre d’un service partiel, seules les étapes complexes de la paie sont généralement prises en charge. L’entreprise doit donc saisir elle-même de nombreuses données dans la base de données. Il s’agit notamment des données de base ou des données de paie. De plus, l’employeur doit également vérifier lui-même ces données.
L’expert, quant à lui, prépare par exemple les justificatifs relatifs aux cotisations à l’AVS. Les bulletins de paie font également partie des tâches de ce prestataire. Par ailleurs, ce sont généralement ces spécialistes qui établissent les pièces comptables.
Service complet
Dans le cadre d’un service complet, le prestataire prend en charge nettement plus de tâches que dans le cadre d’un service partiel. Cela comprend non seulement la gestion, mais aussi la mise à jour et la vérification de ces données. Cependant, même dans le cadre d’un service détaillé, toutes les tâches ne sont pas prises en charge. Ainsi, l’entreprise doit souvent mettre en œuvre elle-même certaines étapes complexes. Il s’agit par exemple du traitement des allocations familiales. Le décompte des frais relève également du domaine de compétence des experts.
payroll+
payroll+ est un pionnier sur le marché suisse de la gestion des salaires : elle se distingue nettement des solutions logicielles ou fiduciaires classiques utilisées jusqu’à présent par de nombreuses entreprises. payroll+ est la seule plateforme en Suisse à prendre en charge l’ensemble des tâches liées à la gestion des salaires. Ainsi, payroll+ déclare par exemple les jours de maladie auprès de l’assurance et souscrit à la caisse de retraite pour le compte de l’entreprise. Mais ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses particularités de payroll+.
| Tous les travaux liés au salaire | payroll+ s’en charge : | Votre logiciel se charge de : | Votre service de gestion de paie se charge de : | Votre assurance s’occupe de : |
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Comment fonctionne l’externalisation de la gestion de la paie ?
Déroulement de l’externalisation de la gestion de la paie avec payroll+
La simplicité d’utilisation fait également partie des avantages de l’externalisation de la gestion des salaires. L’externalisation via payroll+ est particulièrement rapide et simple, car en seulement 4 étapes, les entreprises peuvent déjà verser les salaires de leurs collaborateurs.
- Sélectionner le modèle « payroll+ »
- Se connecter
- Saisir les données salariales
- Transférer le montant total des charges salariales vers payroll+
Une fois le paiement reçu, payroll+ se charge des étapes suivantes. Ainsi, les salaires ainsi que les cotisations sociales sont versés.
Coûts liés à l’externalisation de la gestion des paies
Les services d’un fiduciaire entraînent généralement des frais d’environ 250 francs de l’heure. Chez payroll+, en revanche, le traitement de la paie est facturé à hauteur de 1 à 3 % des charges salariales. Pour un salarié percevant un salaire annuel de 60 000 francs, les frais de traitement se situent donc entre 600 et 1 800 francs par an.
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