Pour que votre entreprise puisse se développer, vous avez besoin de collaborateurs. Mais pour recruter du personnel, il faut connaître le fonctionnement du processus de recrutement et savoir ce dont il faut tenir compte. Dans ce guide, vous trouverez tout ce qu’il faut savoir sur le recrutement des collaborateurs.
Embaucher du personnel : le contrat de travail
Lors de l’embauche d’un collaborateur, il convient tout d’abord de conclure un contrat de travail. Conformément à la législation suisse en vigueur, le contrat de travail peut être conclu oralement, par écrit ou tacitement.
En concluant le contrat de travail, l’employeur s’engage à verser un salaire, à acquitter les cotisations sociales et à garantir des congés payés. Le salarié s’engage à effectuer le travail qui lui est confié par l’employeur. En outre, dès la conclusion du contrat, le salarié est soumis à une obligation de loyauté et de diligence.
Le contrat de travail devrait comporter au moins les éléments suivants :
- Nom et adresse du salarié et de l’employeur
- Poste du salarié : domaine d’activité, missions, fonction, etc.
- Date d’entrée en fonction (la date de fin doit également être indiquée pour les contrats à durée déterminée)
- Salaire : Le salaire peut être calculé soit en fonction de périodes de temps, soit en fonction du travail effectué (salaire horaire ou à la tâche).
- Délai de préavis : le délai de préavis peut être convenu entre l’employeur et le salarié, pour autant que les dispositions des articles 335a et suivants du CO soient respectées. Si aucun délai de préavis n’est fixé, les dispositions générales de la loi s’appliquent.
- Temps de travail et charge de travail
- Règlement relatif aux congés
Un autre élément à prendre en compte en matière de contrat de travail est de savoir si votre entreprise est soumise à une convention collective de travail (CCT). Si tel est le cas, les dispositions de la CCT doivent être respectées. Pour connaître les dispositions applicables, vous pouvez vous renseigner auprès des syndicats, de votre organisation patronale, de l’office cantonal du travail ou du Secrétariat d’État à l’économie (SECO).
Quels sont les différents types de contrat de travail ?
Toute personne souhaitant embaucher un salarié doit notamment décider si le contrat de travail doit être à durée déterminée ou indéterminée. Cela signifie qu’il faut déterminer si le contrat de travail est conclu pour une durée indéterminée ou s’il ne doit durer que jusqu’à une date donnée.
Si vous avez besoin d’un collaborateur uniquement pour remplacer temporairement un autre collaborateur ou pour la durée d’un projet, il est recommandé de conclure un contrat de travail à durée déterminée. Si vous souhaitez garder un collaborateur pendant une période plus longue, il est recommandé de conclure un contrat de travail à durée indéterminée.
Il convient par ailleurs de déterminer le type de contrat de travail qui conviendrait à ce salarié, car plusieurs possibilités s’offrent à vous dans ce contexte.
À temps plein
Le modèle d’emploi à temps plein est le type d’emploi « classique ». Il correspond à une charge de travail comprise entre 90 et 100 %. Les collaborateurs qui travaillent à temps plein pour l’entreprise ont généralement un contrat de travail à durée indéterminée.
Temps partiel
D’une manière générale, il n’existe pas de définition uniforme du travail à temps partiel. L’Enquête suisse sur la population active (ESPA) le définit toutefois comme un emploi principal dont le taux d’occupation est inférieur à 90 %. Le travail à temps partiel correspond donc à un emploi à temps plein à temps réduit.
Emploi secondaire
Tout comme le travail à temps partiel, un emploi secondaire correspond à une charge de travail réduite. Il existe toutefois une différence importante : un emploi secondaire est exercé en plus d’un emploi principal. De nombreux contrats de travail prévoient une obligation d’autorisation de la part de l’employeur lorsqu’un salarié exerce un emploi secondaire.
Étudiant salarié
On appelle « étudiant salarié » les étudiants qui travaillent dans une entreprise parallèlement à leurs études. Ce travail s’inscrit généralement dans le même domaine que leurs études.
mini-emploi
En Suisse, les « minijobs » sont également définis comme des emplois mineurs. On entend par « minijob » les contrats de travail dont le salaire annuel ne dépasse pas le seuil de 2’500 CHF (chiffre valable en 2025).
Stage
Les stages ont pour objectif de familiariser les apprentis, pendant une période limitée, avec le fonctionnement de l’entreprise et le monde du travail. La plupart du temps, les stagiaires possèdent peu de connaissances techniques, mais leur coût est également moindre. À long terme, les stagiaires peuvent devenir des collaborateurs précieux.
Recruter des collaborateurs étrangers
Si vous souhaitez embaucher des collaborateurs étrangers, vous devez tout d’abord vérifier s’il existe une obligation de déclaration ou d’autorisation.
Obligation de déclaration
En principe, les salariés originaires des États membres de l’UE ou de l’AELE sont soumis à une obligation de déclaration, pour autant que la durée de leur travail ne dépasse pas 90 jours par an. Les déclarations doivent être effectuées via le site Internet du Secrétariat d’État aux migrations (SEM).
Obligation d’autorisation
Si la durée de travail d’un salarié étranger originaire d’un État membre de l’UE ou de l’AELE dépasse 90 jours par an, une autorisation est requise. Pour les salariés originaires de pays tiers, l’obligation d’autorisation s’applique quelle que soit la durée du travail. Il incombe à l’employeur de déposer la demande d’autorisation auprès de l’autorité cantonale compétente en matière de marché du travail.
Si un ressortissant étranger est titulaire d’un permis d’établissement (permis C), aucune autorisation n’est requise.
Comment fonctionne la retenue à la source ?
Toute personne qui embauche des collaborateurs étrangers résidant en Suisse (ou des ressortissants étrangers ne disposant pas d’un titre de séjour de type C) ou des collaborateurs résidant à l’étranger doit impérativement se pencher sur la question de l’impôt à la source.
Contrairement à l’impôt normal, la retenue à la source n’est pas versée directement par les contribuables, mais par l’employeur. L’impôt à la source est prélevé sur le salaire avant son versement. L’employeur est tenu de déclarer à l’administration fiscale compétente l’embauche de personnes soumises à l’impôt à la source dans un délai de 8 jours à compter de leur entrée en fonction.
Vous trouverez de plus amples informations sur la retenue à la source en Suisse dans notre guide.
Combien coûte le recrutement d’un collaborateur ?
Les entreprises en pleine croissance ne peuvent pas faire l’impasse sur la question du recrutement. Tôt ou tard, elles auront besoin de nouveaux collaborateurs. Or, ce que l’on oublie souvent dans ce processus, c’est que le recrutement de collaborateurs engendre des coûts.
Afin d’apporter un peu plus de transparence sur ce sujet, nous avons établi un aperçu général des coûts potentiels auxquels vous pourriez être confronté lors de l’embauche d’un nouveau collaborateur. Pour que cela reste facile à comprendre, ces coûts sont répartis en coûts directs et coûts cachés.
Coûts directs
- Coûts salariaux
- Charges sociales
Coûts cachés
- Coûts liés aux offres d’emploi et au recrutement
- Frais d’intégration / de formation
- Frais administratifs
- Coûts liés à l’augmentation des fournitures de bureau, du mobilier de bureau et de la surface de bureau
Comme le montre le tableau récapitulatif, certains coûts ne sautent pas aux yeux à première vue. La question se pose donc de savoir si le fait qu’un poste reste vacant engendre davantage de coûts que le recrutement d’un nouveau collaborateur.
Inscrire un collaborateur
Caisse de compensation
Les personnes exerçant une activité lucrative en Suisse doivent verser des cotisations au premier pilier (AVS, AI et APG). L’obligation de cotiser prend effet le 1er janvier suivant le 17e anniversaire. En cas de cessation d’activité lucrative, cette obligation prend fin.
Les cotisations à l’AVS sont prises en charge à parts égales par les salariés et les employeurs. La part à la charge du salarié est directement prélevée sur son salaire et versée conjointement avec celle de l’employeur.
Outre les cotisations à l’AVS / AI / APG, il convient également de verser des cotisations à l’assurance chômage (AC). Ces cotisations sont elles aussi prises en charge à parts égales par les salariés et les employeurs.
L’affiliation des salariés en vue du calcul des cotisations AVS / AI / APG et AC s’effectue auprès de la caisse de compensation compétente. Il est possible d’affilier les salariés en ligne via le site Internet de la caisse de compensation compétente. L’employeur est chargé de cette affiliation.
Allocations familiales
Les salariés qui ont des enfants ont droit aux allocations familiales. Le seuil de revenu varie d’un canton à l’autre. C’est à l’employeur qu’il incombe de déposer la demande d’allocations familiales auprès de la caisse d’allocations familiales. Dans la plupart des cas, la caisse d’allocations familiales est gérée par la caisse de compensation AVS de l’employeur.
LPP
Les salariés assujettis à l’AVS, âgés d’au moins 17 ans et percevant un salaire annuel supérieur à 22 680 CHF (chiffre de 2025) sont obligatoirement assurés au titre de la prévoyance professionnelle. Le montant des cotisations versées à la caisse de retraite dépend du salaire et de l’âge du salarié, ainsi que du régime de prévoyance mis en place par l’employeur.
LAA
Toute personne exerçant une activité lucrative en Suisse est obligatoirement couverte par une assurance accidents. Les salariés qui travaillent plus de 8 heures par semaine pour le même employeur sont assurés non seulement contre les accidents du travail, mais également contre les accidents non professionnels.
Assurance indemnités journalières maladie
Contrairement à la LAA, l’assurance indemnités journalières maladie n’est pas obligatoire pour les salariés. Dans la plupart des cas, cette assurance est avantageuse pour les employeurs. En effet, la loi oblige les employeurs à continuer de verser le salaire de leurs salariés en cas de maladie pendant une certaine période (barèmes de Bâle, Berne et Zurich). Sans assurance KTG, c’est l’employeur lui-même qui supporte le risque de devoir verser le salaire sans recevoir de contrepartie en termes de travail.
Paiement des salaires des collaborateurs
Dès que vous embauchez des collaborateurs, vous devez vous occuper du versement des salaires. Dans ce domaine, il existe certaines dispositions légales qui doivent être respectées.
- Date de versement du salaire : sauf disposition contraire prévue dans le contrat de travail, le salaire doit être versé au salarié à la fin du mois.
- Retenues sur salaire : il incombe à l’employeur de prélever la part salariale des cotisations sociales.
- Fiche de paie : la loi stipule que les salariés ont droit à une fiche de paie écrite. Le dirigeant est donc tenu d’établir une fiche de paie. L’établissement d’une fiche de paie peut toutefois être confié à un prestataire externe.
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Recruter des collaborateurs : procédure à suivre
Afin que vous ne perdiez pas de vue l’ensemble des aspects liés au thème des collaborateurs, nous avons résumé la procédure étape par étape.
- Étape 1 : Publication d’une offre d’emploi / Recrutement et sélection des candidats
- Étape 2 : Rédaction du contrat de travail
- Étape 3 : Inscription auprès de la caisse de compensation
- Étape 4 : Souscrire une assurance LPP, une assurance LAA et, le cas échéant, une assurance KTG
- Étape 5 : Déposer une demande d’enregistrement ou d’autorisation
- Étape 6 : Déclaration de la retenue à la source
- Étape 7 : Demande d’allocations familiales
- Étape 8 : Versement du salaire
- Étape 9 : Déclaration du salaire à la caisse de compensation
- Étape 10 : Versement des cotisations
- Étape 11 : Établissement de la fiche de paie
Important : les étapes 5 et 6 sont soumises à des délais précis. Vous trouverez les détails à ce sujet sur le site du Secrétariat d’État aux migrations (SEM) et sur celui du Secrétariat d’État à l’économie (SECO).
Vous trouverez de plus amples informations sur les différentes étapes de l’embauche d’un salarié sur le site du gouvernement fédéral.